חיבור הסוכנים שלכם ל-Google Drive (בטא)

ניתן לחבר את סוכן Notion או את הסוכנים בהתאמה אישית שלכם ל-Google Drive כדי שיוכלו לחפש, לקרוא, לכתוב ולעדכן קבצים בזמן אמת.

חיבור זה משויך לאדם שהגדיר אותו. כאשר הסוכן שלכם משתמש ב-Google Drive, הוא בודק את ה-Drive שלכם בזמן אמת. שום דבר לא נשמר או מאונדקס על ידי Notion. הסוכן יכול לגשת רק לקבצים שבבעלותכם, לקבצים ששותפו איתכם ולכל כונן משותף (Shared Drive) שיש לכם גישה אליו.

• יש לוודא שאפשר להתחבר לחשבון Google שבו רוצים להשתמש.

• עליכם להיות חברים בסביבת העבודה (לא אורחים), ו-Notion AI צריך להיות מופעל עבור סביבת העבודה שלכם.

• ייתכן שהבעלים של Google Workspace שלכם יצטרכו לאשר סוכנים בהתאמה אישית עבור Drive לפני שתוכלו להתחבר. אם Google Drive לא מאושר בסביבת העבודה שלכם, אפשר לבקש מהבעלים של סביבת העבודה לאשר אותו. כשבעלים של סביבת העבודה מתחברים, Google Drive מאושר לסביבת העבודה באופן אוטומטי.

• לפני מתן גישה, יש לעיין בהרשאות שמוצגות על ידי Google.

• אם סביבת העבודה שלכם מגבילה את החיבורים המותרים, ייתכן שהבעלים של סביבת העבודה יצטרך להפעיל את Google Drive עבור סוכנים בהתאמה אישית.

• חיבור סוכנים בהתאמה אישית ל-Google Drive שונה מ-מחבר ה-Google Drive של Notion AI המיועד ל-סוכן Notion.

ישנן שתי דרכים לחבר את Google Drive. ניתן לחבר את חשבון ה-Google שלכם פעם אחת דרך ההגדרות, ולאחר מכן להוסיף אותו לכל סוכן. לחלופין, ניתן להוסיף את Google Drive בזמן העבודה עם סוכן מסוים.

חיבור מתוך ההגדרות

כך אפשר לגשת ל-Google Drive באמצעות סוכן Notion ולהשתמש באותו חשבון Google עם יותר מסוכן אחד.

1. מעבר אל הגדרות → חיבורים.

2. נבחר ב-Google Drive.

3. נבחר ב-החשבון שלכם → חיבור חשבון ה-Google Drive שלכם.

4. אפשר לבחור ב-גישה מוגבלת או ב-גישה מלאה, ולאחר מכן נבחר ב-חיבור.

5. לאחר קריאת התזכורת, נבחר ב-המשך אל Google.

6. יש להתחבר באמצעות חשבון Google שבו רוצים להשתמש.

7. במסך הבא של Google יש לסמן את כל תיבות הסימון של Drive. אם אחת מהן לא תסומן, הרצה של הסוכנים שלכם לא תתאפשר.

חשבון ה-Google שלכם מחובר כעת ל-Notion. ניתן להוסיף את Google Drive לכל סוכן בהתאמה אישית מתוך הגדרות הכלים והגישה שלו.

חיבור מתוך סוכן

1. יש לפתוח את הסוכן בהתאמה אישית שרוצים לעדכן.

   • סוכן Notion משתמש בחשבון ה-Google שאתם מחברים ב-

     הגדרות → חיבורים. אין צורך להגדיר דבר נוסף בסוכן Notion.

2. מעבר אל הגדרות → כלים וגישה של הסוכן.

3. נבחר ב-+ הוספת חיבור → Google Drive.

4. יש לפעול לפי השלבים להתחברות ל-Google ולאישור הגישה. במסך הבא של Google יש לסמן את כל תיבות הסימון של Drive. אם אחת מהן לא תסומן, הרצה של הסוכנים שלכם לא תתאפשר.

   • אופציונלי: אפשר לבחור כוננים משותפים או תיקיות מסוימות כדי להגביל את הגישה של הסוכן.

5. נבחר ב-שמירה.

לאחר החיבור תוכלו לבחור בדיוק לאילו קבצים ותיקיות הסוכן שלכם יוכל לגשת. בהגדרות כלים וגישה של הסוכן, אפשר לבחור את קובצי ה-Drive או התיקיות שהסוכן יוכל לצפות בהם, לערוך אותם או לבצע את שתי הפעולות.

כדי לקבל את התוצאות הטובות ביותר כשהסוכן צריך לחפש או לעדכן קובצי Drive, כדאי לציין את Google Drive בהוראות של הסוכן בהתאמה אישית או בהנחיה לסוכן Notion.

כשתוסיפו את Google Drive, תבחרו כמה הסוכן יוכל לעשות. תוכלו לשנות זאת מאוחר יותר.

• גישה מוגבלת: הסוכן שלכם יכול לקרוא כל קובץ שנגיש למשתמשים, אבל לערוך רק קבצים שיצר או שהמשתמשים בחרו.

• גישה מלאה: לסוכן שלכם יש אותן הרשאות Drive שכבר יש למשתמשים. הוא יכול לקרוא ולערוך כל קובץ שהם יכולים לקרוא ולערוך.

רמת הגישה שלכם חלה על כל הסוכנים שלכם. כדי לשנות אותה, יש לחבר מחדש את Google Drive ולבחור ב-עדכון הגישה ל-Drive. סוכן Notion תמיד משתמש ברמת הגישה המלאה שלכם. כדי להגביל סוכן בהתאמה אישית לקבצים או לתיקיות מסוימים, אפשר להשתמש בהגדרות כלים וגישה שלו.

Google מבקשת אישור גישה: זהו תהליך ההגדרה הרגיל. בוחרים את חשבון Google הרצוי, בודקים אילו הרשאות מתבקשות וממשיכים. לאחר מכן Google מציגה את הרשאות ה-Drive שמתאימות לרמת הגישה שנבחרה. החיבור הושלם כש-Notion מציינת ש-Google Drive מחובר.

ייתכן שלא תזדקקו לבדיקה של מנהל מערכת: סביבות עבודה רבות של Google מאפשרות לאנשים לחבר אפליקציות חדשות בעצמם. אם מנהל המערכת שלכם לא הגדיר כלל מיוחד עבור סוכנים בהתאמה אישית ל-Drive, ייתכן שתוכלו להתחבר מיד. ברגע שמנהל מערכת מגדיר כלל עבור האפליקציה, הכלל הזה הוא הקובע.

Notion מציינת שהחיבור הושלם, אבל לא הופיע מסך התחברות ל-Google: ייתכן ש-Notion משתמשת בחיבור ל-Google Drive שכבר הגדרתם. זה תקין כל עוד החיבור עובד. אם נעשה שימוש בחשבון Google הלא נכון, או ש-Drive לא עובד, אפשר להסיר את Google Drive דרך כלים וגישה, להתחבר מחדש ולבחור את החשבון הרצוי.

ניתן להסיר את Google Drive מכל סוכן שמשתמש בו, או מסוכן אחד בלבד.

הסרת החשבון שלכם מכל הסוכנים

פעולה זו מנתקת את חשבון ה-Google שלכם מכל סוכן שהשתמש בו.

• מעבר אל הגדרות → חיבורים, ולאחר מכן נבחר ב-Google Drive.

• נבחר ב-החשבון שלכם.

• לצד החשבון המחובר שלכם, נבחר ב-ניתוק ונאשר.

הסרת Google Drive מסוכן אחד

1. יש לפתוח את הסוכן ולעבור אל כלים וגישה.

2. נבחר בסמל שלוש הנקודות שלצד החיבור ל-Google Drive.

3. נבחר ב-ניתוק.

בעת חיבור אחד מהסוכנים בהתאמה אישית ל-Google Drive, אפשר להגדיר טריגר כדי שהסוכן יבדוק שינויים ב-Google Drive. לשם כך, יש להפנות אותו לתיקייה (או לקישור ל-Drive) ולבחור באיזו תדירות יבדוק. אם משהו משתנה, הסוכן יזהה זאת ויבצע הרצה. אפשר לעקוב אחר תיקייה או כונן משותף. המעקב חל רק על קבצים שנמצאים ישירות בתיקייה. שינויים בתיקיות משנה לא מפעילים את הסוכן, ואי אפשר לעקוב אחר כל My Drive.

אפשר לנסות אחת מההנחיות הבאות כדי לבדוק את החיבור של הסוכן שלכם ל-Google Drive:

• "לחפש ב-Google Drive את 'roadmap' ולספר לי מה נמצא."

• "ליצור מסמך Google בשם 'Weekly recap' עם סיכום קצר של השבוע הזה."

לאחר החיבור ל-Google Drive, הסוכן שלכם יכול:

• חיפוש ב-Docs, Sheets ו-Slides שיש לכם גישה אליהם.

• עריכת Google Docs, Sheets ו-Slides קיימים, בהתאם לגישה שתעניקו. בקבצים אחרים, כמו קובצי PDF או מסמכי Word, הסוכן שלכם יכול לשמור גרסה מעודכנת כקובץ חדש.

• העתקה, העברה, שינוי שם והעברת קבצים לפח האשפה.

• קריאה וסיכום של תוכן קבצים בזמן אמת.

• קריאת הטקסט של קובץ PDF.

• יצירת מסמכים, גיליונות עבודה, מצגות ותיקיות חדשים.

• פעולה לפי טריגר כאשר קבצים מתעדכנים.

סוגי קבצים שהסוכן שלכם יכול לעבוד איתם

הסוכן שלכם יכול לקרוא Google Docs, Sheets ו-Slides, וגם קובצי PDF, Word, Excel, PowerPoint, CSV וטקסט פשוט (כולל HTML, JSON, XML ו-YAML). קבצים שהועלו, כמו קובצי PDF ו-Office, יכולים להיות בגודל של עד 10 MB. בקובצי Google Docs, Sheets או Slides גדולים מאוד, הסוכן שלכם עשוי לקרוא רק חלק מהקובץ בכל פעם.

הסוכן לא יכול לקרוא Google Drawings, Google Maps, Google Forms, תמונות, סרטונים, קובצי שמע או קובצי zip. אם תפנו אותו לאחד מאלה, הסוכן שלכם יודיע לכם שאינו יכול לפתוח את הקובץ. במקרה של Google Drawings וסוגי קבצים אחרים של Google, הוא יבקש מכם לפתוח את הקובץ ב-Google Drive במקום זאת.

לסוכן שלכם יש גישה רק לקבצים ולתיקיות שחשבון Google המחובר יכול לגשת אליהם. אם החשבון מאבד גישה לקובץ או לתיקייה, גם הסוכן מאבד אותה.

עורכים יכולים להסיר את החיבור ל-Google Drive של אחד מהסוכנים בהתאמה אישית. רק מי שחיבר את הסוכן ל-Google Drive יכול להרחיב את הגישה שלו, למשל לתיקיות נוספות.

מומלץ להגביל את הגישה לכוננים המשותפים או לתיקיות שאחד מהסוכנים בהתאמה אישית צריך, ולא מעבר לכך. כך הסוכן נשאר ממוקד והסיכון קטן.

כשאחד מהסוכנים בהתאמה אישית משותף, כל מי שיש לו גישה אליו יכול לחפש ב-Google Drive המחובר.

• להתחבר ליותר מחשבון Google אחד לכל סוכן.

• החיבור פועל רק עם קבצים ב-Google Workspace שלכם. אם קובץ שותף מסביבת Google Workspace אחרת, אחד מהסוכנים בהתאמה אישית לא יוכל לגשת אליו.

• אם אחד מהסוכנים בהתאמה אישית משותף, כל מי שיכול להשתמש בו יכול גם לחפש ב-Google Drive שאליו הוא מחובר.

"מנהל המערכת של הארגון שלך צריך לבדוק את האפליקציה הזו"

ההודעה הזו מופיעה כשהארגון שלכם לא אישר אחת או יותר מההרשאות שהאפליקציה צריכה. רק מנהל מערכת יכול לפתור את הבעיה.

1. נבחר באפשרות בקש גישה.

2. מנהל המערכת של Google Workspace בארגון שלכם מקבל את הבקשה תחת אפליקציות שממתינות לבדיקה.

3. אפשר לנסות להתחבר שוב אחרי שמנהל המערכת יאשר את האפליקציה ואת כל ההרשאות שלה.

"גישה חסומה: שגיאת הרשאה"

ההודעה הזו מופיעה כשמנהל המערכת חסם את האפליקציה עבור החשבון או הקבוצה שלכם. יש לפנות למנהל המערכת של Google Workspace. לפני שתוכלו להתחבר, עליו לאפשר את Custom Agents For Drive לקבוצה שלכם.

זה עבד קודם אבל הפסיק

ייתכן שהגישה שלכם ל-Google פגה או הושבתה, או שמנהל המערכת שינה כלל.

1. חיבור מחדש של Google Drive תחת כלים וגישה.

2. אם Google מציגה בלוק שהגדיר מנהל מערכת, יש לפנות למנהל המערכת של Google Workspace.

3. אם Google מאפשרת לכם להיכנס אבל Notion עדיין לא מצליח להתחבר, אפשר לפנות לתמיכה של Notion ולשתף את הודעת השגיאה שקיבלתם.

כדי לאפשר למישהו להתחבר, יש לאפשר את Custom Agents For Drive לקבוצה שלו (יחידה ארגונית) ולאשר את כל הרשאות Google שרמת הגישה שלו דורשת.

איך Google מחליטה אילו אפליקציות אנשים יכולים לחבר

במסוף הניהול שלכם, תחת בקרות API → הגדרות → אפליקציות צד שלישי שלא הוגדרו, הגדרת ברירת המחדל מאפשרת לאנשים לחבר אפליקציות חדשות בעצמם. עם הגדרה זו, אפשר לחבר את Custom Agents For Drive ללא בדיקה מצדכם, כל עוד לא הגדרתם עבורה כלל נפרד.

ההגדרות האחרות מאפשרות רק גישה לפרטי כניסה בסיסיים של Google או חוסמות את כל האפליקציות החדשות. כל כלל שתגדירו לאפליקציה מסוימת גובר על ברירת המחדל. אורחים ואורחות מנוהלים דרך הקבוצה שלהם.

הגדרה זו מכסה גישת כניסה לאפליקציה. התקנות מ-Google Workspace Marketplace מנוהלות בנפרד.

הגדרת Notion Agents For Drive

הגדרה עצמית של האפליקציה מאפשרת לאנשים להתחבר גם כאשר אפליקציות חדשות מוגבלות לכניסה בסיסית או חסומות.

1. פתיחת מסוף הניהול → אבטחה → בקרת גישה ונתונים → בקרות API → בקרת גישה לאפליקציות.

2. פותחים את 'אפליקציות מוגדרות', ולאחר מכן נבחר ב-הגדרת אפליקציה חדשה.

3. חיפוש באמצעות מזהה לקוח OAuth המדויק הזה:

   69206789846-avkmfeq0epeducrkoutjo361r8p5h103.apps.googleusercontent.com

4. בחירת הקבוצות שהחברים בהן יוכלו להתחבר.

5. בחירה ב-מהימן מאפשרת את כל ההרשאות שהאפליקציה מבקשת. לחלופין, אפשר לבחור ב-נתוני Google ספציפיים ולכלול את כל ההרשאות ל-Drive ולכניסה באמצעות Google שהחיבור דורש.

6. אחרי בדיקת הבחירות שלכם, נבחר ב-סיום.

7. יש לבקש מהאדם להתחבר שוב אחרי שהשינוי ייכנס לתוקף.

בדיקת בקשת אפליקציה

כשבודקים בקשה, חשוב לוודא ש:

• האפליקציה היא Custom Agents For Drive.

• היא מורשית עבור הקבוצה שאליה האדם משתייך.

• כל הרשאה ל-Drive ולכניסה באמצעות Google מאושרת.

• כלל של קבוצת משנה לא חוסם אותה בלי שתדעו.

עבור נתוני Google ספציפיים, נבחר בכל ההרשאות שהחיבור מבקש.

החלת שינויים ב-Google Workspace עשויה לקחת זמן. יש לבקש מהאדם להתחבר שוב אחרי שהשינוי ייכנס לתוקף.