จด AI Meeting Notes ใน Notion

AI Meeting Notes จะจดบันทึกการประชุมอย่างละเอียดให้คุณ เพื่อให้คุณมุ่งเน้นที่การสนทนา Notion AI จะถอดความการประชุมของคุณและระบุประเด็นสำคัญ รวมถึงสิ่งที่ต้องดำเนินการที่คุณสามารถแชร์กับทีมทั้งหมดของคุณ

วิธีใช้ AI Meeting Notes:

• คุณต้องใช้แผน Business หรือ Enterprise ของ Notion เพื่อใช้ AI Meeting Notes

• AI Meeting Notes ยังพร้อมใช้งานสำหรับการสมัครสมาชิกบนมือถือที่มีสิทธิ์ซึ่งรวม Notion AI ไว้ด้วย

• หากคุณใช้แอพเดสก์ท็อปของ Notion คุณต้องใช้เวอร์ชัน 4.7.0 ขึ้นไป

  • หากคุณใช้อุปกรณ์ Mac คุณต้องใช้ macOS 13 หรือใหม่กว่า

  • หากคุณใช้อุปกรณ์ Windows คุณต้องใช้เวอร์ชันล่าสุด

AI Meeting Notes พร้อมใช้งานบนแอพ Notion และเบราว์เซอร์ แอพ Notion ให้ประสบการณ์ที่ดีที่สุด โดยเฉพาะสำหรับการโทรวิดีโอ เพราะมันจับเสียงและไมโครโฟนของระบบคุณทุกฝั่ง เบราว์เซอร์เหมาะสำหรับการสนทนาแบบตัวต่อตัว เพราะจับเสียงจากไมโครโฟนของคุณได้เพียงอย่างเดียว นอกจากนี้ คุณยังสามารถใช้ AI Meeting Notes บนแอพมือถือ Notion ซึ่งจะบันทึกผ่านไมโครโฟนของโทรศัพท์คุณอีกด้วย

หากคุณกำลังใช้ฟีเจอร์นี้บนเบราว์เซอร์ มีบางสิ่งที่ควรทราบ:

• ระบบจะถอดความเฉพาะอินพุตจากไมโครโฟนเท่านั้น จะไม่มีการบันทึกเสียงจากระบบ

• เสียงจากเครื่องมือการประชุม (Google Meet, Zoom, Microsoft Teams ฯลฯ) จะไม่ถูกบันทึกหากคุณใช้หูฟัง หากคุณไม่ได้ใช้หูฟังและระดับเสียงของอุปกรณ์ไม่เบาจนเกินไป เสียงจากเครื่องมือการประชุมอาจถูกบันทึกได้

หากคุณกำลังใช้ฟีเจอร์นี้บนแอพมือถือ Notion มีบางสิ่งที่ควรทราบ:

• Notion จะถอดความเฉพาะเสียงที่ไมโครโฟนของโทรศัพท์คุณรับได้เท่านั้น ไม่สามารถบันทึกเสียงที่เล่นจากตัวโทรศัพท์เองได้ เช่น เสียงของผู้เข้าร่วมคนอื่นในการโทรวิดีโอ

• ด้วยเหตุนี้ มือถือจึงเหมาะที่สุดสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัว นอกจากนี้ยังใช้งานได้ดีเมื่อเสียงการประชุมดังออกมาจากอุปกรณ์อื่น เช่น ลำโพงคอมพิวเตอร์ของคุณ

• หากคุณเข้าร่วมการโทรวิดีโอบนโทรศัพท์และฟังผ่านหูฟังหรือเอียร์บัด Notion จะไม่ได้ยินหรือถอดความเสียงของผู้เข้าร่วมคนอื่น

หากต้องการสร้างบันทึกการประชุม AI ให้พิมพ์ /meet ลงในหน้าใดก็ได้ในแอพเดสก์ท็อป

หากต้องการสร้างบันทึกการประชุม AI เป็นหน้าแยก ให้ใช้แท็บ บันทึกการประชุม ในแถบด้านข้างหรือปุ่มสร้างหน้า เมื่อเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ Notion จะแจ้งเตือนให้เริ่มบันทึกการประชุม AI ในแอพเดสก์ท็อปด้วย

หากต้องการจดบันทึกการประชุมในหน้าที่เปิดอยู่ ให้พิมพ์ /meet ตรงไหนก็ได้ในหน้านั้น บันทึกจะฝังอยู่ในหน้า แต่ขยายเป็นหน้าเต็มได้ เลือก เปิดเป็นหน้า เพื่อดูบันทึกแบบเต็มหน้า

• เขียนวาระการประชุมหรือบริบทใดๆ ไว้ภายใต้ Notes ก่อนการประชุม เมื่อสร้างสรุป Notion AI จะนำบันทึกเหล่านี้ไปพิจารณาด้วย

• เมื่อการประชุมเริ่มขึ้นแล้ว ให้เลือก Start transcribing การดำเนินการนี้ถือเป็นการยืนยันว่าทุกคนในการประชุมได้ให้ความยินยอมในการบันทึกและถอดความการประชุมแล้ว

• เมื่อการประชุมสิ้นสุดลงและคุณต้องการหยุดการถอดความ ให้เลือก Stop ระบบจะเริ่มสร้างสรุปโดย AI โดยอัตโนมัติ โปรดทราบว่าจำเป็นต้องมีเสียงที่บันทึกไว้อย่างน้อยหนึ่งนาทีจึงจะสามารถสร้างสรุปได้

• หากคุณต้องการบันทึกต่อ ให้คลิกไอคอนแถบเลื่อนที่ด้านบนของบล็อคบันทึกการประชุม → Resume transcription

หากใช้แพลตฟอร์มการประชุม Notion จะตรวจจับเมื่อคุณออกจากสายและหยุดถอดเสียงให้อัตโนมัติ หรือเลือก หยุด เมื่อเสร็จแล้วก็ได้ จากนั้นระบบจะเริ่มสร้างสรุป AI โดยอัตโนมัติ ต้องบันทึกเสียงอย่างน้อย 1 นาทีจึงจะสร้างสรุปได้ Notion ตรวจจับการสิ้นสุดของสายจากสถานะในแอพการประชุมและสัญญาณเสียงต่างๆ เช่น ยังมีเสียงอยู่หรือไม่ (หมายเหตุ: เราไม่ได้ใช้เนื้อหาเสียงหรือวิดีโอ)

คุณสามารถอัปโหลดไฟล์บันทึกเสียงที่มีอยู่ไปยังบล็อคบันทึกการประชุมเพื่อให้ Notion ถอดความและสรุปเนื้อหาได้ แม้ว่าการประชุมนั้นจะไม่ได้ถูกบันทึกแบบสดใน Notion ก็ตาม

วิธีอัปโหลดไฟล์เสียง:

1. เปิดหน้าที่มีบล็อคบันทึกการประชุม

2. เลือกไอคอนการตั้งค่าที่ด้านบนของบล็อคบันทึกการประชุม

3. เลือก อัปโหลดเสียง

4. เลือกไฟล์เสียงจากอุปกรณ์ของคุณ

Notion จะถอดความเสียงและสร้างสรุปให้ เช่นเดียวกับการบันทึกแบบสด

รูปแบบที่รองรับ: AAC, M4A, MP3 และ WAV

เมื่อ AI Meeting Notes ตรวจพบว่าผู้พูดเปลี่ยนไป ระบบจะเริ่มถอดความในบรรทัดใหม่

บนแอปเดสก์ท็อป Notion สามารถติดป้ายกำกับผู้พูดในการถอดความเพื่อให้ติดตามได้ง่ายขึ้นว่าใครเป็นคนพูดอะไร ฟีเจอร์นี้ทำงานได้ดีที่สุดสำหรับการประชุมแบบตัวต่อตัวเสมือนจริง ซึ่ง Notion สามารถจับเสียงจากไมโครโฟนและเสียงจากระบบของคุณได้ หากบันทึกการประชุมของคุณเชื่อมโยงกับกิจกรรมในปฏิทิน Notion ยังสามารถระบุชื่อผู้เข้าร่วมประชุมคนอื่นได้อีกด้วย

ในการตั้งค่าการประชุมแบบอื่น (เช่น การสนทนาแบบตัวต่อตัวหรือการประชุมกลุ่ม) การติดป้ายกำกับผู้พูดอาจมีข้อจำกัด คุณอาจไม่เห็นป้ายกำกับผู้พูดที่เชื่อถือได้หากคุณ:

• อยู่ในการประชุมสดที่มีหลายคนใช้ไมโครโฟนตัวเดียวกัน

• อยู่ในการประชุมกลุ่มที่มีผู้พูดหลายคน

• ใช้ Notion ในเบราว์เซอร์หรือบนแอพมือถือ

ใช้ Google Meet ใน Chrome อยู่ใช่ไหม ติดตั้งส่วนขยายเบราว์เซอร์ Notion Meetings Add-on เพื่อรับป้ายกำกับผู้พูดในการโทร Google Meet ของคุณ รวมถึงการประชุมกลุ่ม (เฉพาะเดสก์ท็อปเท่านั้น)

ใช้ Zoom บน Mac อยู่ใช่ไหม? คุณ ดูชื่อผู้พูดในการประชุมผ่าน Zoom ได้ด้วย แม้จะเป็นการประชุมกลุ่ม เปิดใช้งานในแอพเดสก์ท็อป Notion ที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม → ค่ากำหนด แล้วอนุญาตให้ Notion เข้าถึงสิทธิ์บน Mac ที่จำเป็นต่อการแยกผู้พูด

คุณยังจะพบข้อมูลอ้างอิงไปยังการถอดความของคุณในสรุปบันทึกการประชุมอีกด้วย ให้วางเมาส์เหนือข้อมูลอ้างอิงเพื่อดูข้อความสั้นๆ จากการถอดความที่ถูกอ้างถึง คุณยังสามารถคลิกที่ข้อมูลอ้างอิงเพื่อข้ามไปยังบรรทัดที่เกี่ยวข้องในการถอดความของคุณได้

AI Meeting Notes สามารถจัดโครงสร้างบันทึกตามประเภทของการประชุมที่คุณกำลังจัด เช่น การโทรขายงาน การประชุมสแตนด์อัป หรือการประชุมทีม หากต้องการเปลี่ยนวิธีที่ AI Meeting Notes สร้างสรุป:

1. ไปที่ คำสั่ง ที่ด้านล่างของบล็อกบันทึกการประชุม

2. คลิกที่ดร็อปดาวน์เพื่อเปลี่ยนคำสั่งจาก Auto

   • การเปลี่ยนแปลงคำสั่งจะมีผลเฉพาะกับการบันทึกใหม่หรือเมื่อคุณดำเนินการถอดความต่อ หากต้องการอัปเดตสรุปที่มีอยู่ด้วยคำสั่งใหม่ ให้คลิก Retry summary

นอกจากคำสั่งที่มีมาให้ในตัวแล้ว คุณยังสามารถสร้างคำสั่งแบบกำหนดเองเพื่อกำหนดโครงสร้างของสรุปการประชุมของคุณได้ วิธีเพิ่มคำสั่งแบบกำหนดเอง:

1. ไปที่ คำสั่ง ที่ด้านล่างของบล็อกบันทึกการประชุม

2. คลิกที่ดร็อปดาวน์เพื่อเปลี่ยนรูปแบบจาก Auto

3. คลิก + เพิ่มคำแนะนำแบบกำหนดเอง

4. หน้าเทมเพลตจะเปิดขึ้น ให้แก้ไขเพื่อกำหนดโครงสร้างและคำแนะนำที่คุณต้องการ

5. คำสั่งแบบกำหนดเองของคุณจะปรากฏในลิสต์คำสั่งและสามารถเลือกใช้สำหรับการประชุมใดก็ได้

การแชร์และความเป็นส่วนตัวสำหรับสรุปแบบกำหนดเอง

คำแนะนำสรุปแบบกำหนดเองจะเป็น ส่วนตัวโดยค่าเริ่มต้น ซึ่งมีเพียงคุณเท่านั้นที่สามารถดูและใช้งานได้

หากบันทึกการประชุมใช้คำสั่งแบบกำหนดเองที่เป็นส่วนตัว ผู้ใช้ที่มีสิทธิ์เข้าถึงบล็อกการประชุมจะยังคงเห็นสรุปเดิม อย่างไรก็ตาม การตั้งค่าคำสั่งจะแสดงคำสั่งเริ่มต้นของพวกเขาแทน

คำแนะนำแบบกำหนดเองที่แชร์

คำสั่งสรุปแบบกำหนดเองจะเป็นส่วนตัวโดยค่าเริ่มต้น หากมีคนแชร์หน้าคำสั่งกับคุณและคุณมีสิทธิ์เข้าถึงเพื่อดูหน้านั้น คุณสามารถเปิดหน้านั้นได้ แต่หน้าดังกล่าว จะไม่ปรากฏโดยอัตโนมัติ เป็นตัวเลือกในดร็อปดาวน์คำสั่งของบันทึกการประชุมจนกว่าคุณจะเพิ่มเข้าไป

วิธีเพิ่มหน้าคำสั่งที่แชร์ในการประชุมของคุณเอง:

1. เปิดหน้าคำสั่งที่แชร์

2. คลิก + เพิ่มไปที่คำสั่งของฉัน ที่ด้านบนของหน้า

หากคุณเปิดบล็อกบันทึกการประชุมที่มีการเลือกหน้าคำสั่งที่แชร์ไว้แล้ว คุณจะเห็นหน้านั้นแสดงเป็นคำสั่งที่เลือกไว้ แม้ว่าคุณจะยังไม่ได้เพิ่มลงในลิสต์ของคุณก็ตาม

หากคุณไม่มีสิทธิ์เข้าถึงหน้าคำสั่งที่เลือกไว้ การตั้งค่าคำสั่งของคุณจะเปลี่ยนเป็น อัตโนมัติ โดยค่าเริ่มต้น

คุณสามารถตั้งค่าคำสั่งสรุปใดก็ได้ รวมถึงคำสั่งแบบกำหนดเอง ให้เป็นค่าเริ่มต้นเพื่อให้ระบบนำไปใช้โดยอัตโนมัติกับการประชุมใหม่ทั้งหมด

1. ไปที่ คำสั่ง ที่ด้านล่างของบล็อกบันทึกการประชุม

2. คลิกที่ดร็อปดาวน์

3. วางเมาส์เหนือคำสั่งที่คุณต้องการใช้เป็นค่าเริ่มต้น

4. คลิก ••• → ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น

ทักษะคือการดำเนินการ AI ที่ใช้ซ้ำได้ เรียกใช้ด้วยการคลิกครั้งเดียว เช่น "สรุปสิ่งที่พลาดไป" ระหว่างประชุม หรือ "สร้างงานที่ต้องทำต่อ" หลังประชุม Notion จะแนะนำทักษะในบันทึกการประชุม เพื่อให้คุณจัดการเรื่องจากการประชุมได้โดยไม่ต้องพิมพ์พรอมท์เดิมซ้ำ ทักษะในบันทึกการประชุมใช้ได้บนเว็บและเดสก์ท็อป แต่ใช้ในแอพมือถือไม่ได้

หากต้องการดูทักษะที่แนะนำ:

• ระหว่างที่ระบบถอดเสียงการประชุม คุณจะเห็นทักษะที่มีประโยชน์ในบันทึกการประชุม

• เมื่อสรุปการประชุมพร้อมแล้ว คุณจะเห็นทักษะในบันทึกที่ช่วยจัดการงานหลังประชุม

ไม่ต้องเปิด Notion Agent ก็เห็นทักษะเหล่านี้ได้ แต่หากต้องการเปิด ให้คลิกไอคอนรูปหน้าที่มุมล่างของบันทึก

ทักษะอาจแสดงระหว่างประชุม หลังประชุม หรือทั้งสองช่วง แต่ละลิสต์มีทักษะได้สูงสุด 12 ทักษะ ทักษะที่คุณเพิ่มไว้จะแสดงก่อน ตามด้วยทักษะเริ่มต้นของ Notion

เลือกทักษะที่แนะนำเพื่อเรียกใช้งาน หากต้องการดูทักษะทั้งหมดของคุณหรือสร้างทักษะใหม่ ให้เปิด Notion Agent จากบันทึกแล้วเลือก จัดการทักษะ

ทักษะการประชุมในตัวของ Notion ได้แก่:

• ระหว่างการประชุม: สรุปสิ่งที่พลาดไป แนะนำคำถาม และสรุปการตัดสินใจ

• หลังการประชุม: เพิ่มรายละเอียดในสรุป สร้างงานที่ต้องทำต่อ และทำสิ่งที่ต้องดำเนินการแทนฉัน

คุณยังสร้างทักษะของตัวเองได้ เช่น ร่างอีเมลติดตามผล สรุปการประชุมใน Slack เขียนสรุปย่อ (tl;dr) จัดเก็บบันทึก หรือกรอกคุณสมบัติในฐานข้อมูล

หากต้องการเลือกทักษะที่จะแสดงในบันทึกการประชุม ให้ไปที่ คลัง → ทักษะ เลือก ••• ของทักษะ แล้วเลือก แสดงทักษะ และเปิด ระหว่างการประชุม, หลังการประชุม หรือ ในตัวแก้ไข ปุ่ม จัดการทักษะ ในเอเจนต์ของบันทึกจะเปิดหน้าเดียวกัน

ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ ทักษะ →

เมื่อเลือกบล็อกแล้ว คุณจะได้รับคำเตือนให้ เปิดเผยการใช้งาน AI Meeting Notes ของคุณและขอความยินยอม จากผู้เข้าร่วมประชุมทุกคนก่อนดำเนินการต่อ

เพื่อช่วยให้คุณขอความยินยอมได้ง่ายขึ้น คุณจะมีตัวเลือกง่ายๆ สองสามทาง:

• ข้อความ: คลิกไอคอนแถบเลื่อนที่ด้านบนของบล็อก AI Meeting Notes แล้ววางเมาส์เหนือ ความยินยอม แก้ไขข้อความขอความยินยอมตามที่คุณต้องการ จากนั้นคัดลอกและวางลงในแชทของแอปการประชุมที่คุณกำลังใช้งานอยู่

• เสียง: คลิก 🔈 ที่ด้านล่างของบล็อก AI Meeting Notes ก่อนที่คุณจะเริ่มถอดความ ระบบจะเล่นข้อความขอความยินยอมของคุณให้ผู้เข้าร่วมทุกคนฟัง

  • คุณสามารถเปลี่ยนเสียงได้โดยคลิกไอคอนแถบเลื่อนที่ด้านบนของบล็อกบันทึกการประชุมและเลือกเสียงที่แตกต่างกันสำหรับภาษาต่างๆ Notion จะใช้ภาษาของการประชุมของคุณโดยอัตโนมัติเพื่อเล่นเสียงที่เหมาะสม

• พูดออกมาดังๆ: การขอตรงๆ ก็ได้ผลเช่นกัน ตัวอย่างเช่น คุณอาจถามว่า “อนุญาตให้ฉันบันทึกและถอดความการประชุมนี้โดยใช้ Notion AI Meeting Notes ได้ไหม”

• ใน Google Meet: หากคุณมีส่วนขยายเบราว์เซอร์ Notion Meetings Add-on Notion จะโพสต์และปักหมุดข้อความในแชทของ Meet โดยอัตโนมัติเมื่อคุณเริ่มถอดความ และแสดงตัวบ่งชี้การบันทึกเหนือกล้องของคุณ ทุกคนในการโทร รวมถึงผู้ที่เข้าร่วมภายหลัง สามารถเห็นได้ว่าการประชุมกำลังถูกถอดความอยู่

คุณสามารถเลือกให้เล่นข้อความเสียงโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มการถอดความแต่ละครั้ง เพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบว่าคุณกำลังใช้ AI Meeting Notes อยู่

หากเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงาน: คุณเปิดฟีเจอร์นี้ให้ทุกคนในพื้นที่ทำงานได้ โดยไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม แล้วปรับการตั้งค่า บังคับให้สมาชิกทุกคนในพื้นที่ทำงานให้ความยินยอม

หากเป็นเจ้าขององค์กรที่ใช้แพ็คเกจ Enterprise: คุณตั้งค่าข้อความขอความยินยอมให้ทุกพื้นที่ทำงานในองค์กรได้จากคอนโซลขององค์กรที่ ความปลอดภัย → Notion AI โดยเลือกให้แต่ละพื้นที่ทำงานตัดสินใจเอง เปิดเป็นค่าเริ่มต้น หรือบังคับใช้ทุกพื้นที่ทำงาน หากบังคับใช้ เจ้าของพื้นที่ทำงานจะปิดข้อความนี้ไม่ได้

หากเจ้าของพื้นที่ทำงานเปิดการตั้งค่านี้ในพื้นที่ทำงานของคุณ: ระบบจะเล่นข้อความขอความยินยอมทุกครั้งที่ใช้ AI Meeting Notes อย่าลืมเปิดเสียงลำโพงและเลิกเชื่อมต่อหูฟังก่อนเริ่มถอดเสียง เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมได้ยินข้อความชัดเจน

หากพื้นที่ทำงานไม่ได้เปิดใช้ข้อความขอความยินยอมอัตโนมัติ: คุณเปิดการตั้งค่านี้ให้ตัวเองได้ ในบล็อคบันทึกการประชุมจะมีข้อความให้เลือกวิธีขอความยินยอมที่จะใช้เป็นค่าเริ่มต้น:

• ขอความยินยอมด้วยตนเอง: ดำเนินการขอความยินยอมจากผู้เข้าร่วมทุกคนด้วยตนเองต่อไป

• เล่นเสียงโดยอัตโนมัติ: ให้เล่นข้อความขอความยินยอมด้วยเสียงโดยอัตโนมัติเมื่อเริ่มการถอดความแต่ละครั้ง

ข้อความนี้จะหายไปหลังจากที่คุณเลือกตัวเลือกความยินยอมเริ่มต้นของคุณ คุณสามารถอัปเดตการตั้งค่าของคุณได้ตลอดเวลา:

• ไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม และอัปเดตตัวเลือก เล่นข้อความขอความยินยอมอัตโนมัติเมื่อเริ่มต้น

• เปิดเมนูแถบเลื่อนที่ด้านบนของบล็อก AI Meeting Notes แล้วอัปเดต

  จากนั้นอัปเดตการตั้งค่า เล่นข้อความขอความยินยอมอัตโนมัติ ที่นั่น

บันทึกการประชุมแต่ละรายการมีการตั้งค่าการแชร์แยกกัน ไม่ว่าจะสร้างจากที่ไหน:

1. เปิดบันทึกการประชุม

   • หากบันทึกนั้นถูกฝังอยู่ในหน้าอื่น ให้เลือก เปิดเป็นหน้า ก่อน

2. เลือก แชร์ ที่ด้านบนของบันทึกการประชุม เพื่อเลือกว่าใครเปิดดูได้บ้าง

บันทึกการประชุมที่สร้างด้วย /meet จะฝังอยู่ในหน้า แต่ขยายเป็นหน้าเต็มได้ เพื่อแชร์บันทึกแยกจากเนื้อหาอื่นในหน้านั้น

ผู้ที่สามารถเข้าถึงบันทึกการประชุมของคุณได้นั้นขึ้นอยู่กับการตั้งค่าการแชร์และตำแหน่งที่จัดเก็บ บันทึกในฐานข้อมูลที่แชร์อาจได้รับสิทธิ์การเข้าถึงจากฐานข้อมูลนั้น คุณสามารถเลือกแชร์บันทึกที่สร้างจากกิจกรรมใน Notion Calendar กับผู้เข้าร่วมประชุมที่เป็นสมาชิกในพื้นที่ทำงานของคุณโดยอัตโนมัติได้

หากต้องการทำเช่นนั้น ให้ไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม และเปิด แชร์อัตโนมัติกับผู้เข้าร่วมกิจกรรมในปฏิทินภายใน

• ผู้เข้าร่วมประชุมจะไม่ได้รับสิทธิ์การเข้าถึงโดยอัตโนมัติ พวกเขาอาจยังคงมีสิทธิ์เข้าถึงผ่านฐานข้อมูลที่จัดเก็บบันทึกนั้นไว้ การปิดการแชร์อัตโนมัติไม่ได้ทำให้บันทึกในฐานข้อมูลที่แชร์กลายเป็นส่วนตัว

• หลังจากสร้างบันทึกจากกิจกรรมในปฏิทิน Notion คุณจะเห็นตัวเลือกให้ \"แชร์กับผู้เข้าร่วม\" หากคุณต้องการให้สิทธิ์การเข้าถึง

• คุณสามารถแชร์ด้วยตนเองได้ตลอดเวลาโดยใช้การควบคุมการแชร์มาตรฐานของ Notion

• บันทึกการประชุมที่สร้างจากจุดเริ่มต้นของปฏิทิน Notion (แท็บการประชุม, การแจ้งเตือนบนเดสก์ท็อป, ส่วนหัวของปฏิทิน) จะถูกแชร์โดยอัตโนมัติกับผู้เข้าร่วมประชุมที่เป็นสมาชิกของพื้นที่ทำงานของคุณ

• ผู้เข้าร่วมจะได้รับสิทธิ์ในการดูและแก้ไขบันทึกการประชุม

• คุณยังสามารถปรับการตั้งค่าการแชร์ด้วยตนเองได้หลังจากสร้างแล้ว

บันทึกการประชุมสามารถจัดเก็บไว้ในฐานข้อมูลการประชุม ซึ่งเป็นฐานข้อมูลที่สร้างขึ้นสำหรับหน้าบันทึกการประชุม ฐานข้อมูลการประชุมจะรวมรายละเอียดการประชุม เช่น ชื่อเรื่อง, วันที่ และ ผู้เข้าร่วม รวมถึงเนื้อหาบันทึกการประชุม เช่น สรุป บันทึกย่อ การถอดความ และตัวควบคุมการบันทึก

บันทึกการประชุมแบบสแตนด์อโลนใหม่จะถูกบันทึกไว้ในฐานข้อมูลการประชุมเริ่มต้นของคุณ เว้นแต่จะมีกฎการจัดเก็บที่ใช้กับกิจกรรมในปฏิทินนั้น หากคุณยังไม่มีฐานข้อมูล Notion จะสร้างฐานข้อมูล การประชุมของฉัน ส่วนตัวให้คุณ คุณสามารถเปลี่ยนฐานข้อมูลเริ่มต้นได้ในการตั้งค่า เว้นแต่พื้นที่ทำงานของคุณจะกำหนดให้ใช้ฐานข้อมูลเฉพาะ

หากต้องการย้ายบันทึกการประชุม ให้ใช้เมนู จัดเก็บใน บนบันทึกนั้นแล้วเลือกฐานข้อมูลการประชุมอื่น หากคุณเลือกฐานข้อมูลที่ยังไม่ได้ตั้งค่าสำหรับบันทึกการประชุม Notion อาจถามว่าคุณต้องการเปลี่ยนให้เป็นฐานข้อมูลการประชุมหรือไม่ หน้าที่มีอยู่เดิมในฐานข้อมูลนั้นจะไม่เปลี่ยนแปลง

สำหรับการประชุมที่เกิดขึ้นซ้ำ คุณสามารถจัดเก็บบันทึกในอนาคตจากชุดกิจกรรมเดียวกันไว้ในฐานข้อมูลเดียวกันได้ ซึ่งสามารถทำได้จากแท็บ การประชุม การแจ้งเตือนในปฏิทิน และแอปปฏิทินเมื่อเชื่อมต่อปฏิทินของคุณแล้ว

ต้องการจัดเก็บบันทึกการประชุม AI ทั้งหมดไว้ในฐานข้อมูลเดียวเพื่อให้เข้าถึงง่ายใช่ไหม? ฐานข้อมูลเริ่มต้นคือที่จัดเก็บหน้าบันทึกการประชุม AI ใหม่เป็นที่แรก หากต้องการตั้งค่าฐานข้อมูลเริ่มต้นสำหรับบันทึกการประชุม:

1. ไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม

2. เปิดดร็อปดาวน์ถัดจาก ฐานข้อมูลการประชุมเริ่มต้น

3. ค้นหาและเลือกฐานข้อมูลที่คุณต้องการจัดเก็บบันทึกการประชุม AI ของคุณ

ในครั้งถัดไปที่คุณสร้างหน้าบันทึกการประชุม AI ใหม่ (เช่น จากการแจ้งเตือนบันทึกการประชุม AI) หน้านั้นจะถูกสร้างขึ้นภายในฐานข้อมูลเริ่มต้นของคุณโดยอัตโนมัติ

หากยังไม่ได้เลือกฐานข้อมูลเริ่มต้น Notion จะสร้างฐานข้อมูลส่วนตัวชื่อ การประชุมของฉัน ให้ คุณย้ายบันทึกการประชุมไปยังฐานข้อมูลการประชุมอื่นในภายหลังได้

ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหน้าบันทึกการประชุม AI แต่ละหน้าในฐานข้อมูลของคุณถูกแชร์กับคนที่เหมาะสม เพื่อให้พวกเขาสามารถเข้าถึงได้

หน้าบันทึกการประชุมมาพร้อมกับรายละเอียดในตัว: ชื่อเรื่องวันที่ และ ผู้เข้าร่วม หากบันทึกของคุณเชื่อมโยงกับกิจกรรมในปฏิทิน ข้อมูลเหล่านี้จะถูกกรอกโดยอัตโนมัติ ในฐานข้อมูล ข้อมูลเหล่านี้จะปรากฏเป็นคุณสมบัติ เพื่อให้บันทึกของคุณเป็นระเบียบโดยไม่ต้องตั้งค่าเพิ่มเติม

หากคุณเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงาน คุณสามารถเลือกฐานข้อมูลเดียวสำหรับบันทึกการประชุม AI ใหม่ของทุกคนในพื้นที่ทำงานของคุณได้ ด้วยวิธีนี้ จะไม่มีใครต้องตั้งค่าฐานข้อมูลเริ่มต้นด้วยตนเอง ซึ่งจะเป็นประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อมีสมาชิกใหม่เข้าร่วมทีมของคุณ

1. เปิดการตั้งค่าพื้นที่ทำงานของคุณและค้นหา ตั้งค่าฐานข้อมูลการประชุมเริ่มต้นสำหรับพื้นที่ทำงาน

2. เลือกฐานข้อมูลจากเมนู จัดเก็บใน ซึ่งเป็นเมนูเดียวกับในบันทึกการประชุม แต่ไม่มีตัวเลือก + ฐานข้อมูลการประชุมใหม่

3. หากฐานข้อมูลนั้นยังไม่ใช่ฐานข้อมูลการประชุม Notion จะแสดงหน้าจอ เปลี่ยนเป็นฐานข้อมูลการประชุม? การเปลี่ยนฐานข้อมูลจะเพิ่มฟิลด์วันที่และผู้เข้าร่วม ให้ตั้งค่าฟิลด์เหล่านี้ก่อนดำเนินการต่อ

4. เลือก ตั้งเป็นค่าเริ่มต้น ในกล่อง ตั้งค่าฐานข้อมูลการประชุมเริ่มต้นสำหรับพื้นที่ทำงาน?

5. หลังจากที่คุณบันทึก คุณอาจเห็นคำเตือนว่าสมาชิกบางคนไม่สามารถสร้างบันทึกการประชุมในฐานข้อมูลนี้ได้ คำเตือนนี้ไม่ได้ขัดขวางการเปลี่ยนแปลง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าสมาชิกเหล่านั้นได้รับอนุญาตให้สร้างหน้าในฐานข้อมูล เพื่อให้พวกเขาสามารถเพิ่มบันทึกการประชุมได้

หลังจากยืนยัน ฐานข้อมูลเริ่มต้นของสมาชิกแต่ละคนจะเปลี่ยนเป็นฐานข้อมูลที่เลือก และการตั้งค่าจะแสดงป้ายกำกับ ตั้งค่าโดยผู้ดูแลพื้นที่ทำงาน

เฉพาะบันทึกการประชุมใหม่เท่านั้นที่จะได้รับผลกระทบ บันทึกการประชุมที่บันทึกไว้แล้วจะยังคงอยู่ที่เดิม

เมื่อเจ้าของพื้นที่ทำงานตั้งค่าฐานข้อมูลการประชุมเริ่มต้นให้พื้นที่ทำงาน การตั้งค่าของสมาชิกจะเปลี่ยนเป็นฐานข้อมูลนั้นและแสดงว่าเจ้าของเป็นผู้ตั้งค่า คุณเปลี่ยนไปใช้ฐานข้อมูลการประชุมอื่นได้ เว้นแต่เจ้าของพื้นที่ทำงานจะเปิด กำหนดให้สมาชิกทุกคนใช้ฐานข้อมูลนี้

การตั้งค่าการแชร์ของฐานข้อมูลจะเป็นตัวกำหนดว่าใครสามารถเปิดบันทึกแต่ละรายการได้ การตั้งค่าเริ่มต้นของพื้นที่ทำงานจะไม่เปลี่ยนแปลงว่าใครสามารถดูบันทึกเหล่านั้นได้

คุณอาจได้รับป๊อปอัปขอให้คุณให้สิทธิ์ Notion เข้าถึงหน้าจอและเสียงของระบบ แม้ว่าคุณจะให้สิทธิ์ไปแล้วก็ตาม บางครั้งการรีเซ็ตสิทธิ์เหล่านี้อาจช่วยแก้ไขปัญหาได้

วิธีแก้ไข

• ลองปิดแอปพลิเคชันและแท็บเบราว์เซอร์อื่นๆ เพื่อเพิ่มหน่วยความจำ จากนั้นลองใหม่อีกครั้ง

• ในการตั้งค่าอุปกรณ์ของคุณ ให้เพิกถอนการเข้าถึงหน้าจอและเสียงของระบบสำหรับ Notion จากนั้นปิด Notion รีสตาร์ทอุปกรณ์ของคุณ เปิด Notion และทำตามคำแนะนำเพื่ออนุญาตการเข้าถึง

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้แอพเดสก์ท็อป Notion เวอร์ชันล่าสุด หากไม่ใช่ ให้ทำการอัปเกรดเป็นเวอร์ชันล่าสุด แล้วตรวจสอบว่าปัญหาได้รับการแก้ไขแล้วหรือไม่

ขึ้นอยู่กับเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการหรือแอป Notion ที่คุณใช้งาน AI Meeting Notes อาจทำงานไม่ถูกต้อง และคุณอาจได้รับข้อผิดพลาดแจ้งว่าไม่สามารถเปิดใช้งานฟีเจอร์นี้ได้

วิธีแก้ไข

• หากคุณใช้อุปกรณ์ Mac ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้ macOS 13 หรือใหม่กว่า

• หากคุณใช้อุปกรณ์ Windows ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้เวอร์ชันล่าสุด

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้แอพ Notion เวอร์ชันล่าสุด

• โหลดหน้าเว็บใหม่หรือรีสตาร์ทแอพ

หากคุณไม่เห็น AI Meeting Notes ในเมนู slash ของคุณ เป็นไปได้ว่า AI Meeting Notes อาจถูกปิดใช้งานสำหรับพื้นที่ทำงานของคุณอยู่

วิธีแก้ไข

• หากคุณเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงาน ให้ไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม แล้วเปิด AI Meeting Notes

• หากคุณไม่ใช่เจ้าของพื้นที่ทำงาน ให้ติดต่อเจ้าของพื้นที่ทำงานของคุณและสอบถามว่าพวกเขาสามารถเปิดใช้งาน AI Meeting Notes สำหรับพื้นที่ทำงานของคุณได้หรือไม่

วิธีแก้ไข

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้แอพมือถือ Notion เวอร์ชันล่าสุด

• ปิดแอพ Notion โดยสมบูรณ์ จากนั้นเปิดใหม่แล้วลองอีกครั้ง

• ยืนยันว่าแผนของคุณรวม AI Meeting Notes ไว้ด้วย โดยฟีเจอร์นี้พร้อมใช้งานในแผน Business และ Enterprise รวมถึงการสมัครสมาชิกบนมือถือที่มีสิทธิ์ซึ่งรวม Notion AI ไว้ด้วย

• ลองเริ่มโน้ตการประชุมในหน้าอื่น หากใช้งานได้ในหน้านั้น ปัญหาอาจเกิดขึ้นเฉพาะกับหน้าเดิม

• หากปัญหายังคงอยู่ ให้ลบแอพ Notion ออกจากอุปกรณ์ของคุณ แล้วติดตั้งใหม่จาก App Store หรือ Google Play ซึ่งมักจะช่วยแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ หน้าและโน้ตของคุณจะถูกบันทึกไว้ในบัญชีของคุณ ดังนั้นคุณจะไม่สูญเสียข้อมูลเมื่อลบแอพออก

หากใช้งานได้บนอุปกรณ์บางเครื่องแต่ไม่ได้บนอุปกรณ์เครื่องหนึ่ง

บางครั้ง AI Meeting Notes ใช้งานได้บนอุปกรณ์เครื่องอื่นของคุณ เช่น คอมพิวเตอร์หรือโทรศัพท์ แต่ยังคงใช้งานไม่ได้บนอุปกรณ์เฉพาะเครื่องหนึ่ง เช่น iPad แม้จะเป็นแอพเวอร์ชันเดียวกันก็ตาม การติดตั้งใหม่ไม่ได้ช่วยแก้ไขปัญหานี้เสมอไป เมื่อเกิดเหตุการณ์ดังกล่าว:

• จดบันทึกรุ่นอุปกรณ์และเวอร์ชันของระบบปฏิบัติการที่แน่นอน (ตัวอย่างเช่น iPad Air M2 ขนาด 11 นิ้ว บน iPadOS 26.1)

• ยืนยันเวอร์ชันแอพ Notion ของคุณว่าเป็นเวอร์ชันล่าสุดที่มีสำหรับอุปกรณ์นั้น

• ติดต่อฝ่ายสนับสนุนและแจ้งรายละเอียดเหล่านี้ พร้อมกับหน้าที่คุณพบข้อผิดพลาด เพื่อให้ทีมงานตรวจสอบปัญหาเฉพาะของอุปกรณ์นั้นได้

บางครั้งการถอดความอาจมีคำที่ไม่ได้พูดรวมอยู่ด้วย หรืออ่านสิ่งที่พูดผิดไป ซึ่งมักเกิดจากสาเหตุใดสาเหตุหนึ่งในสองประการนี้:

• มีเสียงไม่เพียงพอที่จะทำงานด้วย เมื่อมีการพูดน้อยมากในการบันทึก Notion AI อาจตีความบางส่วนผิดพลาดได้

• คุณภาพเสียงไม่ดี เสียงรบกวนรอบข้างหรือไมโครโฟนคุณภาพต่ำอาจทำให้ถอดความคำพูดได้อย่างถูกต้องยาก

วิธีปรับปรุง

• บันทึกในพื้นที่ที่เงียบสงบและใช้ไมโครโฟนที่ดีเมื่อทำได้

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าผู้พูดอยู่ใกล้ไมโครโฟนเพียงพอ

• สำหรับการประชุมเสมือนจริง ให้ใช้แอพเดสก์ท็อป Notion เพื่อให้ Notion จับเสียงระบบได้โดยตรง แทนที่จะพึ่งพาไมโครโฟนในห้อง

ช่วยเราตรวจสอบการถอดความที่ไม่ถูกต้อง

• เปิดการบันทึกเสียงโดยไปที่ Settings → Notion AI → AI Meeting Notes และเปิดใช้งานการตั้งค่าเพื่อจัดเก็บเสียงการประชุม รีสตาร์ท Notion หลังจากเปิดใช้งานแล้ว

• เมื่อคุณติดต่อฝ่ายสนับสนุนเกี่ยวกับปัญหาการถอดความ โปรดแชร์ไฟล์เสียงที่บันทึกไว้เพื่อให้ทีมงานตรวจสอบคุณภาพเสียงและความชัดเจนของคำพูดได้

หากบริษัทของคุณใช้เดสก์ท็อปเสมือน (บางครั้งเรียกว่า VDI) Notion อาจจับได้เฉพาะสิ่งที่ไมโครโฟนของคุณรับเข้ามาเท่านั้น นั่นเป็นเพราะ Notion ทำงานบนคอมพิวเตอร์ระยะไกล ในขณะที่เสียงการประชุมจากเครื่องมืออย่าง Zoom มักจะเล่นบนเครื่องคอมพิวเตอร์ในเครื่องของคุณ เนื่องจากเสียงนั้นไม่ได้ส่งไปยังคอมพิวเตอร์ระยะไกล AI Meeting Notes จึงไม่สามารถถอดความผู้เข้าร่วมคนอื่นได้ ซึ่งหมายความว่า Notion จะได้ยินเฉพาะสิ่งที่ไมโครโฟนของคุณรับเข้ามาเท่านั้น

วิธีแก้ไข:

• คุณหรือทีมไอทีของคุณสามารถติดตั้งส่วนเสริมของ Notion บนเครื่องคอมพิวเตอร์ในเครื่อง (thin client) ได้ ดาวน์โหลดได้ที่

  notion.com/desktop/windows-dvc-client/download.

• ส่วนเสริมจะส่งเสียงของระบบจากเครื่องคอมพิวเตอร์ในเครื่องของคุณไปยัง Notion ที่ทำงานอยู่ในเดสก์ท็อปเสมือนผ่านการเชื่อมต่อเดสก์ท็อประยะไกล (RDP) ที่คุณมีอยู่ เพื่อให้ AI Meeting Notes สามารถบันทึกบทสนทนาได้ครบทุกฝ่าย

• ส่วนเสริมจะอัปเดตตัวเองโดยอัตโนมัติและได้รับการลงนามด้วยใบรับรองความปลอดภัยของ Notion เช่นเดียวกับแอพ Notion ปกติ

AI Meeting Notes จะทรงพลังขึ้นเมื่อใช้งานร่วมกับ Notion Calendar สร้าง จัดระเบียบ และแชร์บันทึกการประชุม เพื่อให้คุณจดจ่อกับการประชุมและช่วยให้ทีมของคุณประสานงานกันได้ดี เมื่อเสร็จแล้ว คุณสามารถเข้าถึงสรุปการประชุมได้โดยตรงจากกิจกรรม

ในการเชื่อมต่อ AI Meeting Notes เข้ากับ Notion Calendar เป็นครั้งแรก คุณมีสามตัวเลือกดังนี้:

ในแถบด้านข้างของ Notion

1. เปิดแถบด้านข้างของคุณ

2. เลือก การประชุม

3. คลิก เชื่อมต่อปฏิทินของคุณ

4. เลือกผู้ให้บริการปฏิทินของคุณ → เบราว์เซอร์ของคุณจะเปิดขึ้นและแนะนำขั้นตอนการเชื่อมต่อปฏิทินของคุณ

ในบล็อก AI Meeting Notes:

1. เปิดหน้าที่มีบล็อก AI Meeting Notes ของคุณ

2. คลิกไอคอน Settings ที่ด้านบนของบล็อก AI Meeting Notes

3. เลือก ConnectCalendar

   • หากคุณไม่เห็นตัวเลือกดังกล่าว แสดงว่าพื้นที่ทำงานของคุณเชื่อมต่อกับ Notion Calendar อยู่แล้ว

ใน Notion Calendar:

1. ที่ด้านบนของ Notion Calendar ให้คลิกไอคอนโปรไฟล์ของคุณ → Settings

2. ภายใต้ Notion workspaces → เลือกพื้นที่ทำงานของคุณ

3. เลือก ฐานข้อมูลการประชุมเริ่มต้น ของคุณ เราขอแนะนำให้ใช้ฐานข้อมูลบันทึกการประชุมที่กำหนดไว้โดยเฉพาะ

หลังจากเชื่อมต่อแล้ว คุณสามารถสร้าง เปิด และจัดการ AI Meeting Notes ได้โดยตรงจากกิจกรรมใน Notion Calendar คุณจะเห็นตัวเลือกต่างๆ สำหรับการเพิ่มบันทึก เริ่มการถอดความ หรือดูสรุป ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับกิจกรรมและการตั้งค่าของคุณ

• AI Meeting note: หากกิจกรรมยังไม่มีผู้เข้าร่วม การประชุมทางไกล หรือบันทึกที่เชื่อมโยง ให้ใช้ตัวเลือก AI meeting note ในกิจกรรมเพื่อเริ่มต้นใช้งาน ซึ่งจะช่วยให้คุณสร้างบันทึกการประชุมใหม่หรือเชื่อมโยงหน้า Notion ที่มีอยู่ได้

• Add meeting note: หากกิจกรรมมีผู้เข้าร่วมหรือการประชุมทางไกล แต่ยังไม่มีบันทึกการประชุม (และยังไม่ได้เริ่มการประชุม) คุณจะเห็น Add meeting note ซึ่งจะเป็นการสร้างบันทึกการประชุมที่เชื่อมโยงโดยใช้การตั้งค่าที่คุณบันทึกไว้ จากนั้นจะเปิดขึ้นใน Notion เพื่อให้คุณแก้ไข

• Open meeting note: หากมีการเชื่อมโยงบันทึกการประชุมไว้แล้ว คุณจะเห็น Open meeting note ให้เลือกเพื่อเปิดบันทึกการประชุมและเริ่มต้นใช้งาน

• Join and transcribe: คุณอาจเห็น Join and transcribe ในกิจกรรมของคุณตั้งแต่ 15 นาทีก่อนเริ่มประชุม (ขึ้นอยู่กับการตั้งค่าของคุณ) ซึ่งจะเปิดหน้าบันทึกการประชุมที่เชื่อมโยงไว้หรือสร้างหน้าขึ้นใหม่ภายในพื้นที่ทำงาน Notion ของคุณ

• Transcribe meeting: หากกิจกรรมไม่มีรายละเอียดการประชุมทางไกล คุณจะเห็น Transcribe meeting แทน Join and transcribe

• View summary: หลังจากจบการประชุม คุณสามารถดูสรุป AI meeting notes ได้โดยคลิกที่ View summary

.

ไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม เพื่อจัดการบันทึกการประชุม AI ของคุณในที่เดียว ที่นี่คุณสามารถดูการประชุมที่กำลังจะมาถึงและบันทึกการประชุม AI ก่อนหน้าของคุณได้

เตรียมตัวสำหรับการประชุมที่กำลังจะมาถึงของคุณในส่วนนี้ คุณสามารถดูได้อย่างง่ายดายว่ามีการประชุมใดบ้างที่จะเกิดขึ้นต่อไป เตรียมบันทึกการประชุมของคุณล่วงหน้า และเริ่มการถอดความได้โดยตรงจากที่นี่

คุณสามารถเลื่อนเมาส์ไปเหนือการประชุมที่กำลังจะมาถึงและ:

• เข้าร่วมการประชุม อย่างรวดเร็วโดยไม่ต้องออกจาก Notion

• สร้างบันทึกการประชุม ในหน้าหรือฐานข้อมูลเฉพาะในพื้นที่ทำงานของคุณ ก่อนที่การประชุมจะเริ่ม คุณสามารถสร้างบันทึกการประชุม AI ล่วงหน้าและเพิ่มบันทึกหรือวาระการประชุมใดๆ ก่อนการประชุมได้ เมื่อการประชุมเริ่มขึ้น คุณสามารถเข้าถึงบันทึกการประชุม AI และเริ่มถอดความได้ทันที

ในแท็บ Meetings คุณจะสามารถดูมุมมองรวมของ AI Meeting Notes ทั้งหมดของคุณได้ มุมมองลิสต์ในแท็บ Meetings ของคุณแตกต่างจาก ฐานข้อมูลเริ่มต้นสำหรับจัดเก็บ AI Meeting Notes ของคุณ โดยจะแสดง AI Meeting Notes ที่คุณสร้างขึ้นรวมถึง AI Meeting Notes ที่เชื่อมโยงกับกิจกรรมในปฏิทินที่คุณเข้าร่วม ไม่ว่า AI Meeting Notes เหล่านั้นจะถูกจัดเก็บไว้ที่ใดในพื้นที่ทำงานของคุณก็ตาม สิ่งนี้ช่วยให้คุณค้นหาโน้ตที่คุณต้องการได้อย่างรวดเร็ว

ที่นี่ คุณสามารถกรอง จัดเรียง และค้นหาบันทึกของคุณได้ นอกจากนี้ คุณยังสามารถเปลี่ยนชื่อและเปิดบันทึกเหล่านั้นได้อย่างง่ายดาย

คุณยังสามารถเปิดเมนูแถบเลื่อนที่ด้านบนของลิสต์เพื่อปรับการตั้งค่ามุมมองได้ ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเลือกคุณสมบัติที่จะแสดงหรือปรับวิธีการจัดกลุ่มบันทึกการประชุมของคุณได้

เลือก New ที่ด้านบนของมุมมองรายการเพื่อสร้างบันทึกการประชุม AI ใหม่

หากคุณไม่ต้องการแท็บ การประชุม ในแถบด้านข้าง Notion ของคุณ คุณสามารถซ่อนแท็บนี้ได้โดยไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม และเปิด ซ่อนแท็บการประชุม

ด้านล่างนี้คือข้อมูลทั่วไปเกี่ยวกับกฎหมายและข้อบังคับที่เกี่ยวข้องกับการถอดความ รวมถึงแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดบางประการที่ควรพิจารณาเมื่อเปิดใช้งานบันทึกการประชุม AI

ในสหรัฐอเมริกา กฎหมายบางฉบับกำหนดให้ต้องได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมอย่างน้อยหนึ่งคนก่อนที่จะบันทึกหรือถอดความการโทรหรือการสนทนา กฎหมายอื่นๆ กำหนดให้คุณต้องได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมทุกคนก่อนที่จะบันทึกหรือถอดความการโทร

นอกสหรัฐอเมริกา เช่น ในสหภาพยุโรป มีกฎหมายที่คล้ายคลึงกันซึ่งกำหนดให้ต้องได้รับความยินยอมจากผู้เข้าร่วมก่อนที่จะบันทึกหรือถอดความการโทร

นอกเหนือจากข้อกำหนดเรื่องความยินยอมแล้ว อาจมีกฎหมายที่ควบคุมวิธีการที่คุณใช้ เปิดเผย และรักษาความปลอดภัยของการบันทึกหรือการถอดความการโทรของคุณ กฎหมายเหล่านี้อาจแตกต่างกันไปขึ้นอยู่กับว่าผู้เข้าร่วมของคุณอยู่ที่ไหน ภาคธุรกิจ และมาตรฐานอุตสาหกรรม

การขอความยินยอม

การกำหนดว่ากฎหมายความยินยอมใดที่บังคับใช้อาจมีความซับซ้อนเมื่อผู้เข้าร่วมการประชุมอยู่ในหลายรัฐหรือหลายประเทศ หรือหากคุณไม่แน่ใจเกี่ยวกับตำแหน่งที่ตั้งของผู้เข้าร่วมหนึ่งคนขึ้นไป เราขอแนะนำให้ปฏิบัติตามกฎหมายความยินยอมที่เข้มงวดที่สุดและขอความยินยอมจากผู้เข้าร่วมทุกคนเสมอ ก่อนที่จะใช้บันทึกการประชุม AI เพื่อถอดความการประชุม

แนวปฏิบัติที่ดีที่สุดอื่นๆ

• อธิบายให้ผู้เข้าร่วมทราบอย่างชัดเจนว่าคุณจะถอดความการโทรโดยใช้ผู้ให้บริการภายนอก (เช่น Notion AI Meeting Notes)

• เก็บบันทึกที่เพียงพอเกี่ยวกับวิธีที่คุณได้รับความยินยอม

• เคารพทางเลือกของผู้เข้าร่วมที่จะไม่ถูกถอดความ

• หากมีผู้เข้าร่วมใหม่เข้าร่วมการโทรหลังจากเริ่มการถอดความแล้ว ให้หยุดและขอความยินยอมจากผู้เข้าร่วมใหม่ก่อนดำเนินการต่อ

• ทำให้ผู้ใช้ของคุณทราบอย่างชัดเจนว่าคุณวางแผนที่จะใช้และ/หรือแชร์การบันทึกและถอดความ (หรือข้อมูลใดๆ ที่ได้มาจากสิ่งเหล่านี้) อย่างไร

• ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณใช้และแชร์การบันทึกและการถอดความในลักษณะที่สอดคล้องกับสิ่งที่คุณแจ้งให้ผู้ใช้ทราบและกฎหมายที่เกี่ยวข้องทั้งหมดเท่านั้น

• เก็บการบันทึกและการถอดความไว้เฉพาะเท่าที่คุณจำเป็นต้องใช้เท่านั้น

AI Meeting Notes มีวิธีเปิดเผยการใช้งานฟีเจอร์ของคุณและขอความยินยอมจากผู้เข้าร่วมการประชุม ซึ่งคุณสามารถดูข้อมูลเพิ่มเติมได้ ที่นี่ แต่โปรดทราบว่านี่เป็นเพียงตัวอย่างบางส่วนของวิธีที่คุณอาจได้รับความยินยอม

AI Meeting Notes ใช้ ผู้ประมวลผลข้อมูลช่วง (OpenAI, Anthropic, Baseten Labs, Inc., X.AI LLC และ AssemblyAI Inc.) เพื่อบันทึกการประชุม ประมวลผลไฟล์เสียงเป็นข้อความถอดเสียง จากนั้นจึงสร้างข้อมูลเชิงลึก เช่น สรุปการประชุม สิ่งที่ต้องดำเนินการ ผู้เข้าร่วมการประชุม และอื่นๆ

เมื่อคุณใช้ AI Meeting Notes ในแอป Notion หรือเบราว์เซอร์ ไฟล์เสียงจะถูกส่งตรงไปยังผู้ประมวลผลช่วงต่อของเราเพื่อถอดความแบบเรียลไทม์ ผู้ประมวลผลช่วงต่อจะไม่จัดเก็บเสียง สำเนาชั่วคราวของเสียงจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องบนอุปกรณ์ของคุณระหว่างเซสชัน หากการประมวลผลแบบเรียลไทม์ล้มเหลว เสียงที่จัดเก็บไว้ในเครื่องจะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Notion และส่งไปยังผู้ประมวลผลช่วงต่อของเราเพื่อพยายามถอดความอีกครั้ง เสียงที่อัปโหลดจะถูกเก็บไว้โดย Notion เป็นเวลาสูงสุด 3 วันเพื่อพยายามประมวลผลอีกครั้ง สำเนาเสียงในเครื่องจะถูกลบหลังจากประมวลผลสำเร็จหรือภายใน 24 ชั่วโมง แล้วแต่ว่ากรณีใดจะเกิดขึ้นก่อน

เมื่อคุณใช้ AI Meeting Notes บนแอพมือถือ Notion ไฟล์เสียงจะถูกอัปโหลดไปยังเซิร์ฟเวอร์ของ Notion และส่งไปยังผู้ประมวลผลช่วงต่อของเราเพื่อสร้างการถอดความ ผู้ประมวลผลช่วงต่อจะไม่จัดเก็บเสียง สำเนาชั่วคราวของเสียงจะถูกจัดเก็บไว้ในเครื่องบนอุปกรณ์ของคุณระหว่างเซสชัน หลังจากประมวลผลสำเร็จ เสียงที่อัปโหลดจะถูกลบทันทีและสำเนาในเครื่องบนอุปกรณ์ของคุณจะถูกลบภายใน 1 วัน หากการประมวลผลล้มเหลว เสียงที่อัปโหลดจะถูกเก็บไว้โดย Notion เป็นเวลาสูงสุด 3 วัน และสำเนาในเครื่องจะถูกเก็บไว้บนอุปกรณ์ของคุณเป็นเวลาสูงสุด 1 สัปดาห์เพื่อพยายามประมวลผลอีกครั้ง

Notion ให้ตัวเลือกในการอัปโหลดไฟล์เสียงหรือวิดีโอของคุณเองเพื่อถอดความด้วย AI Meeting Notes คุณสามารถอัปโหลดไฟล์โดยตรงไปยังบล็อก AI Meeting Notes หรืออัปโหลดผ่าน /audio หรือ /video แล้วเปลี่ยนไฟล์ที่อัปโหลดให้เป็นบล็อก AI Meeting Notes ต่างจากการบันทึกสด ไฟล์ที่อัปโหลดจะถูกจัดเก็บไว้บนเซิร์ฟเวอร์ของ Notion และจะถูกลบเมื่อคุณลบออกจากบล็อก AI Meeting Notes โดยคลิกที่ไอคอนสวิตช์ → ลบเสียง หรือ ลบวิดีโอ หรือเมื่อหน้าที่มีบล็อกดังกล่าวถูกลบ (เมื่อลบแล้ว หน้าจะปฏิบัติตาม การเก็บรักษาข้อมูล ของพื้นที่ทำงานของคุณ)

หากเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงานและไม่ต้องการให้สมาชิกใช้ฟีเจอร์ AI Meeting Notes ก็ปิดฟีเจอร์นี้ได้ทุกเมื่อ ไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม แล้วปิด เปิดใช้งานบันทึกการประชุมสำหรับพื้นที่ทำงาน

สำเนาเสียงการประชุมที่บันทึกไว้ในเครื่องจะพร้อมให้ผู้ใช้ที่เริ่มใช้งาน AI Meeting Notes ("ผู้บันทึก") ใช้งานได้ ไฟล์เสียงการประชุมที่บันทึกล่าสุด 10 ไฟล์จะถูกจัดเก็บไว้ในอุปกรณ์ของผู้บันทึกและสามารถดาวน์โหลดได้ เฉพาะผู้บันทึกเท่านั้นที่มีสิทธิ์ดาวน์โหลดไฟล์เสียงที่บันทึกไว้ในเครื่อง

ทุกแพ็คเกจปิดฟีเจอร์นี้ไว้เป็นค่าเริ่มต้น หากต้องการให้ผู้ใช้จัดเก็บเสียงในเครื่องได้ ก็เปิดใช้งานสำหรับพื้นที่ทำงานได้ทุกเมื่อ ไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม แล้วเปิด จัดเก็บเสียงในเครื่อง

ถอดความสามารถลบได้สองวิธี:

• ทำได้โดยตรงในบล็อค AI Meeting Notes โดยคลิกที่ไอคอนแถบเลื่อน → ลบถอดความ การดำเนินการนี้จะลบไฟล์เสียงที่จัดเก็บไว้ในเครื่องของอุปกรณ์ของผู้บันทึกที่เกี่ยวข้องออกด้วยเช่นกัน

• ทำได้โดยการลบหน้าหลักที่บล็อค AI Meeting Notes วางอยู่ เมื่อลบแล้ว หน้าดังกล่าวจะเป็นไปตาม การตั้งค่าการเก็บรักษาข้อมูล ของพื้นที่ทำงานของคุณ

เจ้าของพื้นที่ทำงานที่ใช้แพ็คเกจ Enterprise ตั้งกำหนดการลบข้อความถอดเสียงอัตโนมัติได้ โดยไปที่ การตั้งค่า → บันทึกการประชุม แล้วตั้งกำหนดการใน การลบข้อความถอดเสียงอัตโนมัติ บทสรุปและโน้ตจะยังอยู่ในบล็อค AI Meeting Notes ในพื้นที่ทำงาน แต่ระบบจะลบข้อความถอดเสียงทั้งหมดตามกำหนดการที่เลือกไว้ ยกเว้นข้อความถอดเสียงในหน้าที่ อยู่ภายใต้คำสั่งให้เก็บรักษาข้อมูลตามกฎหมาย

คุณสามารถเลือกที่จะจัดเก็บการบันทึกเสียงไว้บนอุปกรณ์ของผู้บันทึกได้ ผู้บันทึกสามารถลบไฟล์เสียงที่จัดเก็บไว้ในเครื่องจากอุปกรณ์ของตนได้ตลอดเวลา โดยคลิกที่ไอคอนแถบเลื่อนในบล็อก AI Meeting Notes เลื่อนเมาส์ไปที่ การบันทึกเสียง แล้วเลือก ลบการบันทึก การดำเนินการนี้จะลบการบันทึกทั้งหมดสำหรับบล็อก AI Meeting Notes นั้นๆ

หากเจ้าของพื้นที่ทำงานในแพ็คเกจ Enterprise ได้เปิดใช้งานทั้ง การลบการถอดความอัตโนมัติ และ จัดเก็บเสียงไว้ในเครื่อง ในการตั้งค่าของตน การบันทึกเสียงในเครื่องจะเป็นไปตามตารางเวลาการลบอัตโนมัติที่เลือกไว้สำหรับการถอดความ เมื่อการถอดความถูกลบตามตารางเวลาการลบอัตโนมัติ การบันทึกเสียงที่เกี่ยวข้องซึ่งจัดเก็บไว้บนอุปกรณ์ของผู้บันทึกก็จะถูกลบไปด้วย หากเจ้าของพื้นที่ทำงานตั้งค่าให้ลบการถอดความทันทีหลังจากสร้างบทสรุป AI Meeting Notes แล้ว จะไม่มีการจัดเก็บเสียงไว้ในเครื่องบนอุปกรณ์ของผู้บันทึก