การจัดการโดเมน

ฟีเจอร์การจัดการโดเมนช่วยให้เจ้าขององค์กร (organization owners) ของ Enterprise สามารถอ้างสิทธิ์ความเป็นเจ้าของโดเมนอีเมลที่เชื่อมโยงกับพื้นที่ทำงานของตนได้ ซึ่งจะปลดล็อกความสามารถในการกำหนดค่า SAML SSO สำหรับองค์กร สร้างการเชื่อมต่อ Notion โดยใช้การแสดงตัวอย่างลิงก์ และควบคุมว่าใครสามารถสร้างพื้นที่ทำงานได้บ้าง

เมื่อยืนยันโดเมนแล้ว คุณสามารถเพิ่มโดเมนนั้นลงในการกำหนดค่า SAML อย่างน้อยหนึ่งรายการได้ นี่คือวิธีที่คุณตัดสินใจว่าผู้ที่มีโดเมนอีเมลนั้นจะใช้ผู้ให้บริการข้อมูลประจำตัวรายใดในการลงชื่อเข้าใช้ ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดค่า SAML →

วิธีการยืนยันโดเมนของคุณขึ้นอยู่กับแพ็คเกจที่คุณใช้งาน

1. ไปที่ การตั้งค่า → ข้อมูลประจำตัว

2. เลือก Add email domain

3. ป้อนโดเมนอีเมลของคุณและเลือก Get verification code

4. ทำตามคำแนะนำเพื่ออัปเดตระเบียน DNS ของคุณ

5. เลือก ยืนยันโดเมน เพื่อให้ Notion ตรวจสอบระเบียน DNS ของคุณ

1. เปิดเมนูสลับพื้นที่ทำงานแล้วเลือก จัดการองค์กร คุณอาจต้องเลือก ตั้งค่าองค์กร ก่อน

2. ในแท็บ General ของการตั้งค่าองค์กรของคุณ ให้เลือก Manage email domains

3. เลือก Add email domain

4. ป้อนโดเมนอีเมลของคุณและเลือก Get verification code

5. ทำตามคำแนะนำเพื่ออัปเดตระเบียน DNS ของคุณ

6. เลือก ยืนยันโดเมน เพื่อให้ Notion ตรวจสอบระเบียน DNS ของคุณ

   • หากสถานะโดเมนของคุณเป็น รอดำเนินการ ให้เลือก ••• ถัดจากโดเมน แล้วเลือก ดูรายละเอียด → ยืนยัน เพื่อยืนยันโดเมนด้วยตนเอง

7. เมื่อยืนยันเสร็จแล้ว คุณจะเห็นข้อความยืนยัน และสถานะโดเมนจะเปลี่ยนเป็น ยืนยันแล้ว

ในการปรับแต่งสิทธิ์การสร้างพื้นที่ทำงาน:

• พื้นที่ทำงานของคุณต้องอยู่บนแพ็คเกจ Enterprise

• คุณต้องเป็น เจ้าขององค์กร

• คุณได้ยืนยันโดเมนอย่างน้อยหนึ่งโดเมนแล้ว ดูคำแนะนำการยืนยันโดเมนได้ด้านบน →

คุณสามารถปรับแต่งสิทธิ์ว่าใครสามารถสร้างพื้นที่ทำงานใหม่โดยใช้โดเมนที่ยืนยันแล้วของคุณได้ โดยทำดังนี้:

1. เปิดเมนูสลับพื้นที่ทำงานแล้วเลือก จัดการองค์กร คุณอาจต้องเลือก ตั้งค่าองค์กร ก่อน

2. ไปที่แท็บ People

3. ในส่วน Managed accounts ให้เปิดหรือปิด Allow users to create new workspaces เมื่อปิดไว้ เฉพาะเจ้าขององค์กรเท่านั้นที่จะสามารถสร้างพื้นที่ทำงานใหม่ด้วยโดเมนที่ยืนยันแล้วของคุณได้

เมื่อยืนยันโดเมนแล้ว เจ้าขององค์กร ในแพ็คเกจ Enterprise จะสามารถโอน ลบ หรืออ้างสิทธิ์ความเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงานที่สร้างโดยผู้ใช้ที่มีโดเมนที่ยืนยันแล้วได้

วิธีดูและจัดการพื้นที่ทำงานที่สามารถอ้างสิทธิ์ได้:

• คุณต้องเป็นเจ้าขององค์กรในแพ็คเกจ Enterprise

• โดเมนที่ยืนยันแล้วของคุณต้องไม่ใช่โดเมนเพื่อการศึกษา

• โดเมนที่ยืนยันแล้วของคุณต้องได้รับการยืนยันมาแล้วอย่างน้อย 14 วัน

• สำหรับพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกคนเดียว อีเมลของผู้สร้างพื้นที่ทำงานต้องเป็นของโดเมนองค์กรที่ยืนยันแล้ว

• สำหรับพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกหลายคน อีเมลของผู้สร้างพื้นที่ทำงานต้องเป็นของโดเมนองค์กรที่ยืนยันแล้ว (ผู้สร้างไม่จำเป็นต้องเป็นสมาชิกปัจจุบันของพื้นที่ทำงาน) เจ้าของพื้นที่ทำงานปัจจุบันอย่างน้อยหนึ่งคน (ไม่ว่าจะเป็นผู้สร้างหรือบุคคลอื่น) ต้องใช้อีเมลที่ยืนยันแล้ว

• หากคุณต้องการอ้างสิทธิ์พื้นที่ทำงานระดับ Enterprise พื้นที่ทำงานนั้นต้องไม่อยู่ในองค์กรอื่น

เจ้าขององค์กรระดับ Enterprise สามารถดูพื้นที่ทำงานที่ไม่ใช่ระดับ Enterprise ทั้งหมดที่สร้างโดยผู้ใช้ที่มีโดเมนที่ยืนยันแล้วได้โดยไปที่แท็บ ทั่วไป ของการตั้งค่าองค์กร → จัดการพื้นที่ทำงาน จากนั้นพวกเขาสามารถ:

• ดูพื้นที่ทำงานแต่ละแห่งพร้อมข้อมูล เช่น ชื่อ ประเภทแผน จำนวนสมาชิก และอื่นๆ

• เลือก เพิ่มพื้นที่ทำงาน เพื่ออ้างสิทธิ์พื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกหลายคนและอัปเกรดเป็นแพ็คเกจ Enterprise (หากยังไม่ได้ใช้แพ็คเกจ Enterprise)

• ขอเปลี่ยนความเป็นเจ้าของหรือลบพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกคนเดียว

ด้วยการจัดการโดเมน เจ้าขององค์กร ในแพ็คเกจ Enterprise สามารถขอเปลี่ยนการโอนความเป็นเจ้าของในพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกคนเดียวซึ่งใช้โดเมนที่ยืนยันแล้วไปยังที่อยู่อีเมลที่ไม่ใช่ขององค์กรได้ สิ่งนี้มีประโยชน์อย่างยิ่งเมื่อผู้ใช้สร้างพื้นที่ทำงานโดยใช้อีเมลขององค์กร แต่ใช้พื้นที่ทำงานนั้นสำหรับโครงการส่วนตัวเป็นหลัก

วิธีเปลี่ยนความเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงาน:

• คุณต้องเป็นเจ้าขององค์กรในแพ็คเกจ Enterprise

• พื้นที่ทำงานต้องมีสมาชิกเพียงคนเดียวเท่านั้น

ในการดำเนินการนี้ เจ้าขององค์กรสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิดเมนูสลับพื้นที่ทำงานแล้วเลือก จัดการองค์กร คุณอาจต้องเลือก ตั้งค่าองค์กร ก่อน

2. เปิดแท็บ ทั่วไป

3. เลือก จัดการพื้นที่ทำงาน → เพิ่มพื้นที่ทำงาน

4. เลือก ••• ถัดจากพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกคนเดียว

5. เลือก ขอโอนความเป็นเจ้าของ

เมื่อส่งคำขอเปลี่ยนแปลงแล้ว ระบบจะส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลไปยังเจ้าของพื้นที่ทำงานที่เลือก และผู้ใช้จะไม่สามารถเข้าถึงพื้นที่ทำงานของตนได้จนกว่าจะดำเนินการตามขั้นตอนการโอนย้ายที่เหลือให้เสร็จสิ้นดังนี้:

1. ลงชื่อเข้าใช้พื้นที่ทำงาน

2. ทำตามคำแนะนำและเปลี่ยนที่อยู่อีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชีเป็นที่อยู่อีเมลที่ไม่ใช่ขององค์กร โปรดทราบว่าในขณะที่มีการขอเปลี่ยนความเป็นเจ้าของพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกคนเดียว ผู้ใช้จะไม่สามารถเปลี่ยนอีเมลที่เชื่อมโยงกับบัญชีผู้ใช้ของตนได้

3. ระบบจะส่งรหัสยืนยันไปยังที่อยู่อีเมลเพื่อยืนยันความเป็นเจ้าของบัญชีของผู้ใช้ ให้ป้อนรหัสยืนยันนี้ในพื้นที่ทำงาน

4. ระบบจะส่งอีเมลอัตโนมัติเมื่อการเปลี่ยนแปลงเสร็จสมบูรณ์

เมื่อ เจ้าขององค์กร ยืนยันโดเมนแล้ว ระบบจะส่งอีเมลอัตโนมัติไปยังเจ้าของพื้นที่ทำงานทั้งหมดที่มีอยู่กับโดเมนนั้น เพื่อแจ้งให้ทราบว่าพื้นที่ทำงานของพวกเขาสามารถอ้างสิทธิ์ได้

ในช่วงระยะเวลาแจ้งเตือน 14 วันนี้ เจ้าของพื้นที่ทำงานสามารถขอเปลี่ยนความเป็นเจ้าของในพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกคนเดียวได้เท่านั้น แต่จะไม่สามารถลบพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกคนเดียวหรืออ้างสิทธิ์พื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกหลายคนได้

เจ้าขององค์กร สามารถส่งออกรายการพื้นที่ทำงานที่สามารถอ้างสิทธิ์ได้เป็นไฟล์ CSV โดยทำดังนี้:

1. เปิดเมนูสลับพื้นที่ทำงานแล้วเลือก จัดการองค์กร คุณอาจต้องเลือก ตั้งค่าองค์กร ก่อน

2. เปิดแท็บ ทั่วไป

3. เลือก จัดการพื้นที่ทำงาน → เพิ่มพื้นที่ทำงาน → ⬇️

ระบบจะส่งไฟล์ CSV ที่ส่งออกไปยังอีเมลของคุณ

ด้วยการจัดการโดเมน เจ้าขององค์กร ระดับ Enterprise สามารถควบคุมการใช้โดเมนที่ยืนยันแล้วและตำแหน่งที่จัดเก็บโปรเจกต์ที่เกี่ยวข้องบน Notion ได้ง่ายขึ้น ตัวอย่างเช่น เมื่อพนักงานลาออกจากบริษัท เจ้าขององค์กรระดับ Enterprise สามารถลบพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกคนเดียวของพนักงานเหล่านั้นเพื่อล้างข้อมูลเก่าในขณะที่ยังคงปฏิบัติตามข้อกำหนดอยู่

วิธีการลบพื้นที่ทำงาน:

• คุณต้องเป็นเจ้าขององค์กรในแพ็คเกจ Enterprise

• โดเมนได้รับการยืนยันเมื่ออย่างน้อย 14 วันที่แล้ว

• พื้นที่ทำงานต้องมีสมาชิกเพียงคนเดียว และต้องอยู่บนแพ็คเกจฟรีหรือชำระเงินครบถ้วนแล้วหากอยู่บนแพ็คเกจแบบชำระเงิน

ในการลบพื้นที่ทำงาน เจ้าขององค์กรสามารถทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. เปิดเมนูสลับพื้นที่ทำงานแล้วเลือก จัดการองค์กร คุณอาจต้องเลือก ตั้งค่าองค์กร ก่อน

2. เปิดแท็บ ทั่วไป

3. เลือก จัดการพื้นที่ทำงาน → เพิ่มพื้นที่ทำงาน

4. เลือก ••• ถัดจากพื้นที่ทำงานที่มีสมาชิกคนเดียว

5. เลือก กำหนดเวลาลบ

เครื่องมือรวมพื้นที่ทำงานมีไว้สำหรับลูกค้า Enterprise ที่ได้รับความช่วยเหลือด้านการขายผ่านทีมการจัดการบัญชี Notion ของพวกเขา ดูข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสนับสนุนการรวมพื้นที่ทำงาน ที่นี่